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Loja Física: como manter uma boa Gestão Financeira

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Marketing, estoque, RH, clientes, layout, fornecedores, reuniões e muita documentação. Essas são apenas algumas das atribuições que fazem parte da vida muito corrida de um lojista de shopping. E no meio dessa rotina, ele ainda precisa pensar em como organizar as finanças do seu negócio.

Manter uma boa gestão financeira é de suma importância porque só assim o empreendedor tem noção da saúde do seu investimento.

Dados como o preço de venda de produtos, o salário dos colaboradores e o custo do estoque precisam ser monitorados. Do contrário, mesmo com vendas abundantes, a conta final pode não apresentar bons resultados.

Tudo isso leva tempo, é claro. E nesse artigo você aprenderá a otimizar o financeiro do seu empreendimento em poucos passos.

A importância de uma gestão financeira eficiente

De acordo com um estudo publicado pelo Sebrae em 2017, uma das principais causas do fechamento de empresas são erros em gestão empresarial. A pesquisa ainda é mais específica e aponta diversos fatores como determinantes para o destino de um negócio. Dentre eles, estão o cálculo de custos e o acompanhamento de receitas/despesas, ambos ligados a finanças.

Portanto, é seguro dizer que vender em grande escala é tão importante como organizar as finanças da sua loja.

Uma gestão financeira otimizada envolve o controle rigoroso de informações acerca do comportamento dos recursos e do patrimônio de uma loja. Tal controle traz uma série de benefícios para o gestor na forma de informações que auxiliam em decisões importantes, incluindo:

  • Possibilidade de novos investimentos;
  • Contratação e/ou promoção de funcionários;
  • Redução de preço de venda ou descontos promocionais;
  • Ampliação ou redução de estoque;
  • Escolha e negociação com fornecedores;
  • Oportunidades de crescimento;
  • E muitos mais.

Elabore um planejamento financeiro

O planejamento sempre é base em qualquer etapa de um empreendimento, da implementação a negociação com fornecedores. No caso das finanças, não é diferente. Estabeleça metas dentro do planejamento estratégico e pondere sobre como utilizar recursos para alcança-las.  Da mesma forma, trabalhe com indicadores que controlem se os objetivos foram cumpridos.

Além disso, não deixe de lado o conhecimento sobre os custos/receitas e formule orçamentos determinados para cada meta. Quando precisar de mais verba para marketing ou infraestrutura, por exemplo, aloque o que for necessário contanto que esteja previsto nos planos.

O planejamento exige certa demanda inicialmente, mas economizará bastante tempo durante a organização e direção da sua loja. Ao planejar, você evita sustos, complicações e um retrabalho que pode levar dias.

Controle o fluxo de caixa

Ferramenta básica dos contadores, o fluxo de caixa registra todas as movimentações financeiras de uma empresa. Ele representa de onde o dinheiro vem e para onde vai.

Se realizado corretamente, esse monitoramento será crucial na definição de como organizar as finanças do negócio. Isso porque ele possibilita construir projeções que anteciparão momentos com maior disponibilidade ou necessidade de caixa, auxiliando no planejamento.

Controlar as entradas e saídas de recursos diariamente significa acompanhar a saúde da loja em tempo quase real! Para isso, você precisa separar somente uma hora do seu dia, então mantenha-se atualizado.

Classifique as movimentações

Uma extensão da dica anterior, o segredo para controlar as movimentações financeiras de uma loja é entender como classifica-las.

Primeiramente, é preciso saber separar contas pessoais e empresariais de modo a transitar recursos pelos lugares certos. Afinal, dinheiro da loja não é dinheiro do lojista e vice-versa!

Em um segundo momento, identifique custos e despesas. Custos são gastos para aquisição ou produção de mercadorias/serviços; enquanto despesas são gastos para manutenção da atividade da empresa. De posse dessa classificação, o lojista precifica os produtos mais precisamente e tem noção da sua margem de lucro.

Por fim, classifique as contas a receber e contas a pagar e mantenha registro dos prazos de cada operação. Assim, você evita desperdiçar dinheiro em gastos desnecessários e ainda sabe quando receberá pagamentos dos clientes.

Organize sua documentação

Se você já prejudicou o orçamento da sua loja com multas de contas esquecidas, a solução é bem simples: organize seus documentos.

Uma boa forma de manter suas finanças em dia é arquivar recibos, faturas e cobranças em um sistema de gerenciamento ordenado e de fácil acesso. Tente diferentes critérios na organização – cliente, data, tipo, etc. – e escolha o que melhor funcionar para você.

Além de economizar tempo e dinheiro com contas a pagar, ter a documentação ordenada auxilia na conciliação bancária (mais sobre o assunto na próxima dica). Fora isso, impostos e declarações de rendimento são preenchidas mais rapidamente com os documentos em mãos, ou seja, um problemão a menos!

Realize conciliações bancárias

A conciliação bancária funciona como uma prova real dos registros financeiros. Em outras palavras, ela é uma comparação dos dados contidos no extrato bancário e informações de saldo e entrada/saída de recursos da loja. O objetivo é verificar se o controle financeiro coincide com os registros do banco.

O procedimento parece simples, mas quando realizado periodicamente confere maior segurança à gestão financeira. Dependendo do fluxo de transações do estabelecimento, o gestor decide se irá executar a conciliação semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente.

Tendo em vista que a conciliação possibilita a correção de erros de registro, ela pode fazer toda a diferença em como organizar as finanças de uma loja.

Aproveite a tecnologia

Nesse ponto, pare e repasse todas as sugestões anteriores, do planejamento às conciliações. Atualmente, é seguro dizer que existe pelo menos uma ferramenta digital para otimização de cada uma delas, sem exageros. Melhor ainda: existem opções que integram todas elas em um único ambiente!

A alta disponibilidade de softwares de automação no mercado faz com que os processos financeiros ocupem cada vez menos tempo no dia de um lojista. Vão se os livros e blocos de papel; entra em cena a automação.

Dentre outras vantagens, as ferramentas digitais promovem a unificação de informações em uma única plataforma de acesso rápido. Logo, o gestor fica sempre atualizado, tomando melhores decisões sobre como organizar as

Contrate um contador

E por fim, um contador especializado é a melhor opção para poupar tempo do lojista na administração financeira de seu negócio. Contadores são, acima de tudo, cientistas da riqueza e desde sua formação estão alinhados com as melhores práticas sobre como organizar as finanças.

De monitoramentos rotineiros ao complexo sistema tributário nacional, o contador está intimamente ligado com a saúde de um empreendimento. Um profissional qualificado tem chance de chegar a ser um conselheiro da sua loja, auxiliando em decisões importantes, indicando boas ferramentas de automação e oferecendo estratégias para minimizar custos.

Ivan Souza

Ivan Souza

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