Folha de pagamento: 5 erros comuns que você deve evitar!

Descubra como evitar erros na folha de pagamento e economize seu dinheiro!

Você possui dificuldades com a folha de pagamento? No nosso artigo, mostramos 5 erros que você não deve cometer jamais!

A folha de pagamento é um dos documentos mais importantes dentro de uma empresa, com ele, é possível acompanhar o pagamento dos salários e manter suas obrigações em dia.

Entretanto, existem diversos erros que são cometidos pela falta do conhecimento necessário para administrar esse documento.

Diante disso, escrevemos este artigo para ajudá-lo a evitar erros e prejuízos. Confira a seguir!

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O que é a folha de pagamento?

Folha de pagamento é um documento usado pelas empresas com a função de registrar e processar as informações de:

• Salários;
• Descontos dos funcionários;
• Benefícios. 

Esse registro tem que detalhar perfeitamente as remunerações que serão pagas aos funcionários, e geralmente registra o período mensal. 

As principais informações contidas na folha de pagamento são:

• Nome dos funcionários; 
• Número para identificação;
• Salário base; 
• Horas prestadas de trabalho;
• Horas extras; 
• Vale-transporte;
• Vale-refeição;
• Outros benefícios;
• Descontos legais;
• Adiantamentos;
• Deduções;
• Contribuições para a previdência.

Além de ser uma obrigação constitucional, a folha de pagamento é uma ferramenta extremamente essencial para a contabilidade da empresa e para a gestão financeira estável.

Por apresentar todas essas informações registradas, a folha de pagamento é importantíssima para a realização dos cálculos dos encargos sociais e trabalhistas, o pagamento correto dos salários e a contabilização das despesas.  

Erros mais comuns na folha de pagamento:

• Erros de cálculo:

Devido a equívocos no registro das informações, os cálculos acabam possuindo uma grande chance de resultar em erros, como pagamentos incorretos aos funcionários, seja pagando a menos ou pagando a mais.

• Classificar os funcionários de maneira errada:

Deixar de classificar e verificar se o funcionário está registrado de forma correta é um erro óbvio, mas comum. 

É importante separar os funcionários, como:

• CLT;
• Estagiários;
• Autônomos;
• Temporários;
• Terceirizados. 

Errar nessa classificação pode causar problemas fiscais e constitucionais, como o erro no recolhimento correto de encargos sociais e trabalhistas. 

• Não acompanhar as atualizações: 

Ficar atento às mudanças das leis trabalhistas é extremamente importante para calcular e estar sempre preparado para as mudanças de impostos, benefícios ou valores pagos para a previdência, evitando multas ou penalidades. 

• Deixar de ter a documentação adequada:

É fundamental garantir o registro de documentos importantes, como: 

• Registro de pontos;
• Contratos de trabalho;
• Declaração de benefícios. 

A ausência desses dados pode causar problemas de auditorias e disputas judiciais.    

• Desobediência aos prazos: 

Deixar de cumprir os prazos para pagamentos de salários causa penalidades e multas, além de afetar diretamente a motivação e satisfação dos funcionários.

Para entender mais sobre os perigos de cometer erros na folha de pagamento, confira o artigo abaixo:

• Entenda os prejuízos de uma folha de pagamento mal estruturada na empresa.

Medidas para não cometer erros na folha de pagamento: 

• Automatização de processos: 

Utilizar sistemas para pagamentos que tenham uma ferramenta para cálculos precisos é essencial para a diminuição de erros. 

Esses sistemas garantem que os cálculos estejam dentro das regulamentações e leis atualizadas.  

• Invista em treinamento: 

Busque capacitar sua equipe responsável pela manutenção e monitoramento da folha de pagamento, fornecendo treinamentos sobre as leis e regulamentos aplicáveis. 

• Faça auditorias internas: 

A realização de auditorias periódicas sobre a sua folha de pagamento é essencial para identificar erros e discrepâncias dos registros.

Isso irá ajudá-lo a corrigir os problemas antes mesmo que se tornem muito graves. 

• Sistema de controle de qualidade: 

Possuir processos para verificação e revisão da sua folha de pagamento garante maior precisão nos valores de pagamento.

Faça cálculos e regule a documentação e informações de cada funcionário.

• Possua profissionais especializados e experientes: 

Se estiver passando por dificuldades para controlar a folha de pagamento, não hesite em contratar uma empresa de contabilidade para auxiliar na diminuição de erros e problemas de gestão.

• Registros precisos e organizados: 

Manter os registros sempre em dia é essencial para manter a folha de pagamento sob controle, pois, com todas as informações anotadas, você ficará ciente de todas as mudanças de contratos trabalhistas, carga horária, etc. 

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