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Descubra como evitar erros na folha de pagamento e economize seu dinheiro!
Você possui dificuldades com a folha de pagamento? No nosso artigo, mostramos 5 erros que você não deve cometer jamais!
A folha de pagamento é um dos documentos mais importantes dentro de uma empresa, com ele, é possível acompanhar o pagamento dos salários e manter suas obrigações em dia.
Entretanto, existem diversos erros que são cometidos pela falta do conhecimento necessário para administrar esse documento.
Diante disso, escrevemos este artigo para ajudá-lo a evitar erros e prejuízos. Confira a seguir!
Confira também:
O que é a folha de pagamento?
Folha de pagamento é um documento usado pelas empresas com a função de registrar e processar as informações de:
- Salários;
- Descontos dos funcionários;
- Benefícios.
Esse registro tem que detalhar perfeitamente as remunerações que serão pagas aos funcionários, e geralmente registra o período mensal.
As principais informações contidas na folha de pagamento são:
- Nome dos funcionários;
- Número para identificação;
- Salário base;
- Horas prestadas de trabalho;
- Horas extras;
- Vale-transporte;
- Vale-refeição;
- Outros benefícios;
- Descontos legais;
- Adiantamentos;
- Deduções;
- Contribuições para a previdência.
Além de ser uma obrigação constitucional, a folha de pagamento é uma ferramenta extremamente essencial para a contabilidade da empresa e para a gestão financeira estável.
Por apresentar todas essas informações registradas, a folha de pagamento é importantíssima para a realização dos cálculos dos encargos sociais e trabalhistas, o pagamento correto dos salários e a contabilização das despesas.
Erros mais comuns na folha de pagamento:
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Erros de cálculo:
Devido a equívocos no registro das informações, os cálculos acabam possuindo uma grande chance de resultar em erros, como pagamentos incorretos aos funcionários, seja pagando a menos ou pagando a mais.
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Classificar os funcionários de maneira errada:
Deixar de classificar e verificar se o funcionário está registrado de forma correta é um erro óbvio, mas comum.
É importante separar os funcionários, como:
- CLT;
- Estagiários;
- Autônomos;
- Temporários;
- Terceirizados.
Errar nessa classificação pode causar problemas fiscais e constitucionais, como o erro no recolhimento correto de encargos sociais e trabalhistas.
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Não acompanhar as atualizações:
Ficar atento às mudanças das leis trabalhistas é extremamente importante para calcular e estar sempre preparado para as mudanças de impostos, benefícios ou valores pagos para a previdência, evitando multas ou penalidades.
-
Deixar de ter a documentação adequada:
É fundamental garantir o registro de documentos importantes, como:
- Registro de pontos;
- Contratos de trabalho;
- Declaração de benefícios.
A ausência desses dados pode causar problemas de auditorias e disputas judiciais.
-
Desobediência aos prazos:
Deixar de cumprir os prazos para pagamentos de salários causa penalidades e multas, além de afetar diretamente a motivação e satisfação dos funcionários.
Para entender mais sobre os perigos de cometer erros na folha de pagamento, confira o artigo abaixo:
Medidas para não cometer erros na folha de pagamento:
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Automatização de processos:
Utilizar sistemas para pagamentos que tenham uma ferramenta para cálculos precisos é essencial para a diminuição de erros.
Esses sistemas garantem que os cálculos estejam dentro das regulamentações e leis atualizadas.
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Invista em treinamento:
Busque capacitar sua equipe responsável pela manutenção e monitoramento da folha de pagamento, fornecendo treinamentos sobre as leis e regulamentos aplicáveis.
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Faça auditorias internas:
A realização de auditorias periódicas sobre a sua folha de pagamento é essencial para identificar erros e discrepâncias dos registros.
Isso irá ajudá-lo a corrigir os problemas antes mesmo que se tornem muito graves.
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Sistema de controle de qualidade:
Possuir processos para verificação e revisão da sua folha de pagamento garante maior precisão nos valores de pagamento.
Faça cálculos e regule a documentação e informações de cada funcionário.
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Possua profissionais especializados e experientes:
Se estiver passando por dificuldades para controlar a folha de pagamento, não hesite em contratar uma empresa de contabilidade para auxiliar na diminuição de erros e problemas de gestão.
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Registros precisos e organizados:
Manter os registros sempre em dia é essencial para manter a folha de pagamento sob controle, pois, com todas as informações anotadas, você ficará ciente de todas as mudanças de contratos trabalhistas, carga horária, etc.
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