Principais documentos de uma empresa: Quais são?

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Conheça os principais documentos de uma empresa

Apresentaremos os documentos mais importantes para um empresa e suas funções

Os documentos de uma empresa devem estar disponíveis se forem auditados. Este artigo discutirá os seis mais significativos: 

  1. Licença comercial; 
  2. Cartão do CNPJ; 
  3. Registros estaduais e municipais; 
  4. Informações sociais (E-SOCIAL); 
  5. Certificado digital; 
  6. Artigos corporativos. 

Muito trabalho é concluído no início para garantir que cada documento seja devidamente arquivado e organizado. 

Embora haja muito trabalho burocrático a ser resolvido após a abertura inicial, os empresários são de fato obrigados a reter todo ele. 

O mito é que, uma vez aberta a empresa, toda a papelada será eliminada. Não será tão simples quanto parece. 

Mesmo que um dos processos mais burocráticos tenha terminado, sua empresa terá agora que lidar com uma variedade de documentos. 

A empresa terá que estabelecer documentos de gestão financeira e contábil a fim de consolidar o CNPJ. 

Como resultado, serão criadas novas demandas, como o estabelecimento de documentos de gestão financeira e contábil. 

Documentos legais X Documentos contábeis 

A gestão empresarial diária deve lidar muito bem com dois tipos de documentos: documentos contábeis e legais. 

Os documentos contábeis são um registro de um fato que aconteceu na empresa. Em uma simples analogia, eles são um arquivo que registra um fato. Para cada serviço, uma fatura, para cada recibo de pagamento, e para cada contrato é criado um contrato. 

Em contraste, os documentos legais lidam com aqueles que devem cumprir com as leis e normas. Em todas as esferas federais, estaduais, provinciais e municipais. 

Os principais documentos legais são: Cartão do CNPJ, inscrição estadual e municipal, autorização de funcionamento, relatório anual de informações sociais (informações E-Sociais), certificado digital, incorporação de artigos, e assim por diante. 

Alvará de funcionamento

Ele verifica que os regulamentos municipais e de outras autoridades são cumpridos a fim de obter uma licença comercial. 

Uma licença comercial mostra que a empresa está autorizada a operar. Uma empresa que opera com pessoas no ambiente operacional deve ter uma licença comercial. Isto inclui empresas, instalações industriais, prestadores de serviços e muito mais. 

Mesmo se um estabelecimento for fechado, operar sem uma licença pode levar a grandes multas. Como resultado, o registro profissional do proprietário da empresa pode ser suspenso, além da apreensão de bens e propriedades. Este é um documento legal crítico que deve ser renovado anualmente. 

Inscrição estadual e municipal

Todas as empresas do setor comercial devem pagar o ICMS (Imposto sobre Vendas e Serviços – Imposto sobre Valor Agregado). Este é um imposto estatal e, portanto, deve ser registrado para ele. É obrigatório por este motivo! 

É necessário que as empresas do setor de serviços se registrem na cidade. Você deve pagar o ISS (imposto sobre serviços) para fazer negócios nesta área. Este é um documento obrigatório! 

O departamento de contabilidade não será capaz de gerar os boletos de pagamento caso faltem esses dados. As faturas não podem ser emitidas sem estes dados e, portanto, o departamento de contabilidade não será capaz de gerar boletos de pagamento de impostos. É fundamental ter estas informações sempre disponíveis e atualizadas. 

Cartão CNPJ

O cartão do CNPJ é a página que contém o resumo da empresa. Possui as informações mais cruciais sobre o negócio, incluindo sua função, localização, nome da empresa, estrutura corporativa e outras informações. Além disso, você pode verificar se a empresa está ativa ou se possui gravames do IRS. 

No mundo dos negócios, o cartão CNPJ funciona como um CPF. Quando você quer fazer negócios com uma empresa, geralmente deve obter uma conta PJ, licitar contratos, emitir faturas e assim por diante. 

Você tem o CNPJ mas não emitiu o cartão? É simples. Basta digitar seu número do CNPJ aqui para obter a prova. 

E-SOCIAL

O E-Social é um sistema que conecta empregadores e trabalhadores e agrega todas as suas informações para fins de monitoramento. Ele é utilizado para evitar a evasão fiscal e garantir o cumprimento social. É um documento legal que proporciona transparência no cumprimento da legislação trabalhista. 

Contrato Social

O contrato social funciona como uma certidão de nascimento, assim como o Cartão do CNPJ. Ele acompanha todo o projeto da empresa, sua localização, os proprietários, a distribuição de empregos, etc., assim como um CPF. É também um dos documentos mais vitais da empresa. Ele sempre terá que ser apresentado ao estabelecer novas contas, licitar, solicitar empréstimos ou inscrever-se para qualquer outra coisa. 

Certificado digital

Os certificados digitais são assinaturas virtuais em seu nome ou no nome de sua empresa que ajudam a reduzir a burocracia. 

Além disso, eles garantem segurança no intercâmbio de dados e maior flexibilidade, permitindo que você assine digitalmente qualquer documento com validade legal. 

Ter um certificado costumava ser uma questão de preferência. Agora, não é bem assim. Faturas, informações sociais e trabalhistas devem ser enviadas digitalmente a fim de satisfazer as exigências da empresa. 

Como uma contabilidade pode ajudar?

Como foi possível acompanhar acima, são muitos documentos para se preocupar em sua empresa e ainda pensar em estratégias de crescimento para gerar sucessos aos seus negócios. 

Uma contabilidade efetiva e especializada para os serviços que sua empresa precisa é a melhor saída para evitar problemas futuros e manter você focado apenas no sucesso de sua empresa.

Envie uma mensagem agora para que possamos conversar sobre a melhor maneira de ajudar você.

Fonte: Abrir empresa simples

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